Rozliczanie czasu pracy kierowców

Czas pracy kierowcy jest ściśle powiązany z tachografem. Stosowanie i użytkowanie tachografów uregulowane jest odrębnymi przepisami od przepisów regulujących czas pracy, a jednocześnie regulacje te współistnieją.

Bardzo często, osoby rozliczające czas pracy kierowców w przedsiębiorstwie transportowym (kadrowe, księgowe lub inne osoby) mają wiedzę w zakresie przepisów regulujących czas pracy kierowcy, lecz nie mają wiedzy w zakresie przepisów regulujących stosowanie i użytkowanie tachografów.

Błędy popełniane przez kierowców w zakresie stosowania i użytkowania tachografów w połączeniu z niewiedzą osób rozliczających czas pracy kierowców prowadzi bardzo często do sytuacji, w których błędnie zostaje sporządzona ewidencja czasu pracy i nieprawidłowo zostaje naliczone wynagrodzenie kierowcy.

Nieprawidłowo rozliczony czas pracy kierowcy bardzo często jest wypadkową dwóch czynników:

• niewiedzy kierowcy w zakresie prawidłowego stosowana i użytkowania tachografu oraz niewiedza w zakresie norm czasu jazdy, przerw i odpoczynków;
• niewiedzy osób rozliczających czas pracy kierowcy w zakresie przepisów regulujących stosowana i użytkowania tachografu.

Nieprawidłowości związane z użytkowaniem tachografów, nieprzestrzeganiem norm czasu pracy kierowcy i błędnie sporządzoną ewidencją czasu pracy kierowcy mogą okazać się ogromnym problemem nie tylko finansowym podczas kontroli drogowych prowadzonych przez różne służby kontrolne w różnych Państwach oraz podczas kontroli w przedsiębiorstwie.

Dlaczego rozliczanie czasu pracy kierowcy miałbyś powierzyć firmie LEGI – TRANS?

Rozliczanie czasu pracy kierowcy to skomplikowany i złożony proces, który można przyrównać do procesu technologicznego, łańcucha dostaw w którym każdy etap jest istotny (również jego kolejność) i nie może zostać pominięty.

Dlatego też przykładam najwyższą uwagę na kolejność wykonywanych etapów, aby efektem procesu jakim jest rozliczenie czasu pracy kierowcy i sporządzenie ewidencji była prawidłowo sporządzona dokumentacja.

Poniżej przedstawię Ci jak ten proces przebiega w firmie LEGI – TRANS?

• Etap I – Przekazanie do firmy LEGI – TRANS wykresówek lub/i zapisów z kart kierowców (tachografów). Sposób przekazania zapisów to czynność czysto techniczna, którą uzgadniam indywidualnie z każdym klientem.
• Etap II – Analiza otrzymanych zapisów pod kątem kompletności i poprawności. Wynikiem tak przeprowadzonej analizy jest raport naruszeń popełnionych przez kierowcę w związku z nieprawidłową obsługą tachografu oraz nieprzestrzeganiem czasu jazdy, przerw i odpoczynków lub w niektórych przypadkach przekroczeniem czasu pracy. Raport taki zawiera także moje osobiste adnotacje, które stanowią uszczegółowienie stwierdzonych naruszeń.
• Etap III – Jeżeli w wyniku analizy wskazanej w Etapie II zostaną stwierdzone nieprawidłowości w zapisach (na wykresówkach lub/i danych z karty kierowcy) mające wpływ na prawidłowość rozliczenia czasu pracy i sporządzenia ewidencji, kwestie te są wyjaśniane z Firmą przekazującą zapisy. Wyjaśnienie powyższych istotnych kwestii na tym etapie, gwarantuje Ci prawidłowość rozliczenia czasu pracy kierowcy i sporządzenia ewidencji.
• Etap IV – Rozliczenie podróży służbowych – delegacji. Usługa opcjonalna na życzenie klienta.
• Etap V – Sporządzenie karty ewidencji czasu pracy kierowcy na podstawie wcześniej wykonanej analizy zapisów oraz na podstawie otrzymanych informacji
  o ewentualnych nieobecnościach (urlop, L4, opieka i inne).
• Etap VI – przekazanie sporządzonej dokumentacji do przedsiębiorstwa transportowego lub/ i biura rachunkowego.

Co zyskujesz powierzając rozliczanie czasu pracy kierowców firmie LEGI – TRANS?

Powierzając rozliczanie czasu pracy kierowców mojej firmie:

• Nie ponosisz kosztów związanych z kosztownym oprogramowaniem bez którego niemożliwe jest lub bardzo utrudnione rozliczenie czasu pracy kierowców,
• Nie musisz poświęcać cennego czasu na śledzenie zmian w zakresie czasu pracy kierowców, stosowania i użytkowania tachografów – czas możesz spożytkować i wykorzystać na konkretne zadania, które pozwolą Ci pozyskać więcej zleceń transportowych,
• Otrzymujesz wsparcie w zakresie przepisów regulujących zagadnienia dotyczące czasu pracy kierowców, a także poprawnego stosowania tachografów,
• Otrzymujesz kompletną informację dotyczącą naruszeń popełnionych przez kierowców i dotyczących stosowania i użytkowania tachografów oraz przestrzegania czasu pracy,
• Otrzymujesz kompletnie rozliczone podróże służbowe – delegacje,
• Otrzymujesz sporządzoną dokumentację – ewidencję czasu pracy włącznie z wynagrodzeniem brutto.

Jaka jest zatem Twoja rola jeżeli powierzysz rozliczanie czasu pracy kierowców firmie LEGI – TRANS?

• Przekazać do firmy LEGI – TRANS wykresówki, dane z kart kierowców oraz dane z pamięci tachografów,
• Przekazać do firmy LEGI – TRANS wszystkie niezbędne informacje (np. o nieobecnościach) dla prawidłowego sporządzenia ewidencji czasu pracy kierowców,
• Zapoznać kierowców z stwierdzonymi naruszeniami i ewentualnie wyciągnąć konsekwencje przewidziane prawem,
• Przekazać sporządzone ewidencje czasu pracy oraz rozliczenia podróży służbowych do odpowiednich działów firmy transportowej zajmujących się np. naliczeniem wynagrodzeń.

Ważne!

Szczególną uwagę zwracam na istotę i znaczenie raportów naruszeń popełnionych przez kierowców i rolę przedsiębiorstwa transportowego.

Raporty te nie mają służyć tylko produkcji cyfrowych dokumentów lub produkcji makulatury.

Celem tych raportów jest wyeliminowanie naruszeń, na które kierowca ma bezpośredni wpływ, a fakt ich stwierdzenia wynika z niewiedzy kierowcy
lub/i niedbalstwa podczas wykonywania swoich obowiązków.

W kontekście powyższego należy sobie również odpowiedzieć na pytanie: skąd kierowca ma wiedzieć, że popełnił naruszenia przepisów, skoro nie otrzymuje informacji zwrotnej od przedsiębiorstwa transportowego w postaci raportu naruszeń?

Ponadto w kwestii naruszeń, na które kierowca nie miał wpływu, niezależnych od jego woli (np. przekroczenia czasu jazdy bez przerwy z uwagi na brak bezpiecznego miejsca postoju) wymagać od kierowcy opisanych wydruków. Jedyny dokument, który daje przedsiębiorstwu transportowemu w realny sposób uchronić się od odpowiedzialności za naruszenia popełnione przez kierowców.

Równie istotne są raporty dotyczące zdarzeń i usterek stwierdzonych na podstawie analizy danych z pamięci tachografów. Dostarczają one wielu cennych informacji pozwalających uniknąć poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.